Laurent LaSalleLes médias sociaux, un incontournable en organisation d’événements

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 publié le 1 mars 2011 à 12 h 13

Aux yeux de certains, les réseaux sociaux nous envahissent, littéralement. Ils contribuent à une perte de temps considérable et à une certaine baisse de productivité. Je ne vais pas vous parler de la journée sans Facebook, puisque je vous juge assez intelligent pour choisir quand et pourquoi visiter ce site. Je veux plutôt prouver qu’il est possible d’utiliser ces outils à bon escient, en prenant exemple sur l’organisation d’événements.

Car si les feuillets semblaient être la meilleure façon d’être informés de la tenue de la prochaine « Soirée Vinyles » à La Quincaillerie auparavant, la popularité des médias sociaux nous permet de fusionner la promo-réclame au phénomène du bouche-à-oreille.

Les différentes formules

En somme, il existe deux principales façons d’approcher les gens quand on se donne comme terrain de jeu les réseaux sociaux : une façon contrôlée (voir plus formelle, par le biais d’invitations) et une façon organique (le bouche-à-oreille). Il ne s’agit pas ici de choisir l’une de ces approches, car elles sont généralement inévitables : si vous ne parlez pas de votre « produit » sur l’une ou l’autre des plateformes, quelqu’un d’autre le fera à votre place, au risque d’imposer le jeu du téléphone arabe.

PodCamp Toronto 2011 • Photo (cc) Eva Blue

PodCamp Toronto 2011 • Photo (cc) Eva Blue

Facebook permet à quiconque, à partir d’un profil personnel ou d’une page publique, de produire le profil d’un événement et de le positionner dans le calendrier. Une fois cette base établie, on détermine les permissions générales (page secrète ou restreinte à un groupe particulier par exemple). Finalement, la dernière étape consiste à lancer les invitations. Comme toute bonne page, un mur permet aux invités de s’exprimer librement. Des fils de discussions sont alors créés, et il est possible de « contrôler » la discussion à un endroit principal. Cette formule, aujourd’hui classique, nécessite que les participants soient membres du réseau Facebook. Ceux qui préfèrent une approche alternative voudront essayer des sites comme Plancast et Twtvibe.

Twitter, quant à lui, est l’aspect plus viral de l’organisation d’événements. Il suffit généralement de déterminer un filtre définissant notre projet, et de suivre l’évolution de la discussion. Des moments magiques surviennent parfois, et une simple idée devient un rassemblement de centaines de personnes.

« Je me suis servi des médias sociaux pour lancer mon idée, raconte Frédéric Harper, l’instigateur de GeekFest Montréal. J’ai rédigé un billet sur un blogue dédié au projet, et j’ai ensuite partagé le lien sur Twitter, Facebook et LinkedIn. Les médias sociaux m’ont permis de créer une équipe, de valider l’idée et de démarrer la machine. » Le festival geek montréalais est parvenu à attirer plus de 500 personnes, et ce, en seulement 3 mois de planification. Une fois le phénomène ayant pris de l’ampleur sur le web, des retombées dans les médias traditionnels ont également contribué à son succès.

Les médias sociaux aident également à propulser des événements pouvant déjà bénéficier d’une certaine notoriété. C’est le cas de Montreal Girl Geeks, une déclinaison de London Girl Geek Dinners, qui vise à promouvoir la technologie auprès le la gent féminine.

Georgiana Laudi, coorganisatrice du projet, confirme que la popularité croissante de ces nouveaux outils a une incidence considérable sur le succès de Montreal Girl Geeks : « Social Media’s increased popularity over the past few years is definitely responsible for our consistent flow of new members, those who might be new to the Montreal tech scene and feel these events are a natural segue. »

Le dernier #PopUpMTL

Le dernier #PopUpMTL d’Avocado

Ce genre d’approche n’est pas uniquement réservée aux geeks. Observant un phénomène londonien où des restaurants improvisés ouvrent leurs portes dans les domiciles de citoyens voulant arrondir leurs fins de mois, Avocado a décidé d’emprunter le concept avec les soirées #PopUpMTL. Même si la technologie tient un rôle important dans la planification de leurs événements, les gadgets sociaux ne sont pas l’objet culte sur lequel les invités portent leur attention. « Les réseaux sociaux sont le véhicule pour communiquer l’existence des soirées, mais la soirée elle-même invite les gens à se débrancher et à se connecter en vrai, à manger une bonne bouffe, à boire un bon vin », confirme Rachelle Houde, directrice de communications chez Avocado.

Les réseaux sociaux sont désormais des incontournables en événementiel. En croissante adoption auprès des non-initiés, ils contribuent au succès des événements qui savent en tirer profit. Si l’envie de planifier une soirée vous enchante, familiarisez-vous avec ces outils et assurez-vous de diriger l’attention des invités vers le lieu d’inscription que vous privilégiez.

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